Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi

Abstract

-- E-posta sistemleri, kurumsal iletişim ve işbirliği için kullanılan en yaygın araçlardan birisidir. Başta planlama, kaynak veya proje yönetimi olmak üzere neredeyse tüm kurumsal işlemler e-posta üzerinden gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle e-posta sistemleri, şirketler için değerli bilgiler içeren hizmet depoları ve işlerin yönetildiği vazgeçilmez araçlardan biri haline gelmiştir. Özellikle müşteri odaklı kuruluşlar için e-posta servisleri üzerinden iş akışlarının yönetilebilir olması son derece önemlidir. Kurumsal sistemler ile müşteri düzeyindeki iş listelerinin her ne kadar kullanılan yazılımlar üzerinden iletilme imkanı olsa da bu talepler çoğunlukla e-postalar ile iletilmektedir. Ancak bu durum çalışanın e-posta kutusundaki işleri planlamaması, unutması, kaybolması, önem düzeyini doğru belirleyememesi gibi sonuçlara yol açabilmektedir. Yapılan bu çalışma ile personelin kurumsal e-posta hesaplarına gelen mesajlar incelenerek, metin madenciliği ve sınıflama teknikleri yardımıyla iş taleplerini etiketleyen ve etiketlenen bu mesajları geliştirilen yapılacaklar listesi (todo list) uygulamasına girdi olarak gönderen bir yöntem önerilmektedir. Önerilen yöntem ve geliştirilen uygulamanın, genişletilebilir mesajlaşma ve durum protokolü üzerine entegre edilmesiyle gerçek zamanlı işbirlikçi çalışma olanağı sunulmaktadır. Böylece kurumsal e-postaların iş listelerine dönüştürülme süreci, kurumsal anında mesajlaşma sistemleri üzerinden gerçek zamanlı durum yönetim yaklaşımı ile işbirlikçi çalışmaya uygun hale getirilmiştir

— Email systems are one of the most common tools used for corporate communication and collaboration. Almost all the corporate tasks, especially planning, resource or project management are carried out via e-mail systems. For this reason, email systems have become service stores containing valuable information for companies, and very important tools where the tasks are managed. It is particularly important for customer-focused organizations to manage workflows via e-mail services. Although it is possible to create work lists on customer level via enterprise systems over central software, these requests are mostly transferred by employees' e-mail accounts. This case may cause such results as the employee's not planning the tasks in his email address, forgetting, losing, not defining its level of importance. In this study, a method is proposed that labels the requests to be managed coming from the corporate e-mail account by using text mining and classification techniques and provides input for the to-do list application developed by examining the massages in corporate e-mail accounts of employees. The proposed method and the developed application offer realtime collaborative working environment with the extensible messaging and its integration with the status protocol. Thus, the conversion process of corporate e-mails to work lists has been adapted to collaborative work though the realtime status management approaches over the corporate instant messaging systems